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Hôpitaux publics : les bons élèves de la dématérialisation des achats


Depuis le 1er octobre, l’ensemble du processus achat (mise à disposition du dossier de consultation, réponse électronique des entreprises et notification du contrat par l’acheteur public à l’entreprise) pour les marchés publics dont le montant estimé est égal ou supérieur à 25 000 euros HT doit faire l’objet d’une dématérialisation totale. Qu’est-ce que cela induit pour les hôpitaux ? Éléments de réponse.

La dématérialisation des marchés publics, voulue par l’Union européenne, est enfin devenue une réalité dans l’Hexagone. Jusque-là, la France – qui abrite près de 135 000 acheteurs publics, soit… un sur deux en Europe – freinait des quatre fers, consciente du bouleversement que cela ne manquera pas d’induire. Qu’il s’agisse de la formation des acteurs ou des investissements technologiques qu’une telle mutation implique.

Des CHU et des CHR préparés

A cet égard, les hôpitaux publics font office de bons élèves. Ce qui n’était pas acquis d’avance. Hasard du calendrier, il leur a en effet fallu gérer cette mutation en même temps que le regroupement de leur fonction achat au sein des 135 Groupements hospitaliers de territoires (GHT) en constitution. « Les GHT sont pilotés par des établissements importants, lesquels s’étaient globalement bien préparés à la dématérialisation, précise Sébastien Taupiac, Directeur Santé au sein de l’Union des groupements d’achats publics (Ugap). La mutualisation de la fonction achat peut donc être perçue comme un levier facilitant la mise en œuvre de la dématérialisation des procédures de marchés publics. Sachant que l’hôpital est, à mon sens, l’acteur public le plus avancé dans la professionnalisation de ses achats, grâce, notamment, aux travaux et aux programme portés par la Direction générale de l’offre de soins (DGOS). »

Et ce, tant pour ce qui est du profil d’acheteur (plate-forme en ligne) que de la mise à disposition électronique des Dossiers de consultation des entreprises (DCE) ou encore, de la réception et la gestion des réponses électroniques. « Là où il y a peut-être un peu de retard, nuance Sébastien Taupiac, c’est en ce qui concerne la signature électronique du pouvoir adjudicateur et la notification électronique du contrat. » De leur côté, les fournisseurs, eux, se sont dotés de signatures électroniques de manière massive, en particulier dans le milieu hospitalier et ont plutôt bien devancé l’obligation réglementaire, aidés probablement par l’obligation qui leur été faite en la matière par l’Ugap depuis le 1er janvier 2014.

Plus largement, la dématérialisation apporte « énormément de sécurité juridique puisque tout est tracé et accessible via des logins et des mots de passe, insiste Sébastien Taupiac. Sans compter, le gain économique pour les entreprises et les acheteurs publics grâce à l’optimisation des processus et des flux. Il n’y a en effet plus d’échanges papier ni de dossiers confidentiels qui se promènent de service en service. Par ailleurs, les entreprises travaillent en mode collaboratif sur des fichiers électroniques. L’économie réside surtout dans le gain de temps. » Ce qui permet en outre de réorienter les collaborateurs vers des fonctions à plus haute valeur ajoutée.`

Investir dans des outils métiers

Du côté des hôpitaux, il a fallu faire évoluer la méthodologie. « Les acheteurs doivent être en capacité d’analyser comparativement les offres sur support numérique et non plus papier, explique le Directeur Santé de l’Ugap, laquelle a donc adopté la dématérialisation depuis déjà quatre ans. Ce qui implique d’investir dans des outils métiers comme des logiciels spécifiques, un parapheur électronique ou encore, des doubles écrans. Et puis le digital impose de traiter l’ensemble de la chaîne de la même manière. L’Ugap opère, par exemple, avec eattestations.com depuis 2009 la gestion électronique de l’ensemble des attestations notamment sociales et fiscales. » In fine, l’avantage majeur de la dématérialisation est bel et bien l’open data qui donne et donnera à chacun la possibilité d’avoir une vision précise de la commande publique, quel que soit le secteur, aussi bien pour les entreprises, désormais plus à même de se positionner avec pertinence, que pour… l’État davantage en capacité d’orienter avec précision ses politiques publiques.

« La dématérialisation, conclut Sébastien Taupiac, concourt au respect des trois grands principes des commandes publiques que sont l’égalité de traitement, la transparence et la liberté d’accès. Il est peut-être dommage d’avoir attendu 2018. »

Dématérialisation des marchés publics : pourquoi ? comment ?

Depuis le 1er octobre 2018, tous les marchés publics dont le montant estimé est égal ou supérieur à 25 000 euros HT doivent être publiés sur une plate-forme en ligne, appelée profil d’acheteurs. Les entreprises qui souhaitent répondre à ce marché doivent également répondre via cette plate-forme. Ce qui signifie que tous les échanges sont dorénavant dématérialisés et, par voie de conséquence, que les candidatures envoyées en format papier ou via une clé USB sont irrégulières. A noter que les profils d’acheteur étaient déjà obligatoires pour les marchés dont le montant estimé est égal ou supérieur à 90 000 € HT.

Pourquoi cette généralisation du dispositif ?

Tout d’abord parce que la plate-forme de dématérialisation rend plus aisée la consultation des offres de marchés publics et facilite les choses sur le plan logistique : elle permet aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner sur le même mode les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires.

Sans compter la création d’un espace personnel avec authentification pour pouvoir déposer sa candidature mais aussi la mise en place d’un service de messagerie pour échanger des documents et poser des questions à l’administration sur son marché public.

En outre, il est possible d’accéder au profil d’acheteur de différentes manières : dans un onglet dédié du site Internet de l’administration concernée (mairie, département, région etc.) ou via un moteur de recherche.

L’objectif est de tendre vers la simplification des procédures via le principe du « Dites-le nous une fois ». Ainsi, l’acheteur public ne demandera plus aux répondants les pièces qu’il peut obtenir par le biais d’un autre organisme officiel ni celles qui lui ont déjà été transmises et qui restent valables.

 

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